如何做好監(jiān)理資料管理工作
發(fā)布時(shí)間：2013-06-25 新聞來源：一覽監(jiān)理英才網(wǎng)
工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程建設(shè)的質(zhì)量直接關(guān)系到業(yè)主的人身財(cái)產(chǎn)安全，重點(diǎn)工程的質(zhì)量甚至對(duì)社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生巨大的影響。監(jiān)理工程師的工作是集委托性、咨詢性、服務(wù)性為一體的，是代表業(yè)主對(duì)建筑工程施工過程進(jìn)行監(jiān)督管理的一項(xiàng)工作。而工程監(jiān)理資料是監(jiān)理工作的原始記錄，是工程監(jiān)理過程中逐漸形成的，貫穿于監(jiān)理工作全過程一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。監(jiān)理工程師的規(guī)劃、控制、協(xié)調(diào)等工作，都會(huì)通過監(jiān)理資料得以體現(xiàn)。因此，監(jiān)理資料在監(jiān)理工作中起著很重要的作用。下面我就自己在實(shí)踐工作中的幾點(diǎn)體會(huì)，談?wù)剬?duì)監(jiān)理資料管理的幾點(diǎn)看法。
一、監(jiān)理資料管理工作的主要內(nèi)容：
建設(shè)工程施工階段監(jiān)理資料的管理是一項(xiàng)非常繁雜而重要的工作。施工階段監(jiān)理資料的主要內(nèi)容包括：建設(shè)工程的相關(guān)合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、安全監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、旁站監(jiān)理方案、會(huì)議紀(jì)要、來往函件、監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)、質(zhì)量驗(yàn)收資料和安全驗(yàn)收資料等。因此,監(jiān)理資料管理人員要認(rèn)真細(xì)致地做好建設(shè)工程監(jiān)理資料的整理和歸檔工作，并依據(jù)《建設(shè)工程文件檔案管理規(guī)范》及《監(jiān)理規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)定，在工程監(jiān)理資料的管理工作中，做到及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序。
監(jiān)理資料管理工作的主要內(nèi)容，包括收（發(fā)）文管理、文件傳閱管理、分類、文件編號(hào)、積累、立卷（或組卷）、裝訂和裝盒、移交與歸檔等工作。在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)訂立《資料管理制度》、《監(jiān)理員崗位職責(zé)》、《文件收（發(fā)）及傳閱流程》等與監(jiān)理資料管理有關(guān)的管理制度和規(guī)定，以明確資料管理的有關(guān)事項(xiàng)和有關(guān)人員的責(zé)任。
此外，監(jiān)理資料管理除了是資料員的本職工作外，還需要項(xiàng)目監(jiān)理部的工作人員的全員參與與支持。首先，項(xiàng)目監(jiān)理部的全體成員都應(yīng)該遵守監(jiān)理資料管理制度中的有關(guān)規(guī)定，保證監(jiān)理資料按規(guī)定流程流轉(zhuǎn)，防止散失。其次，在日常的監(jiān)理工作中，各專業(yè)監(jiān)理工程師要適時(shí)地對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行收集、整理與匯總，為監(jiān)理資料的全面性和準(zhǔn)確性提供有力的幫助。
二、如何做好監(jiān)理資料的管理工作：
1、在開展監(jiān)理工作前首先要編制好各種建設(shè)工程監(jiān)理工作文件
建設(shè)工程監(jiān)理工作文件是指監(jiān)理單位投標(biāo)時(shí)編制的《監(jiān)理大綱》、委托監(jiān)理合同簽訂以后編制的《監(jiān)理規(guī)劃》和專業(yè)監(jiān)理工程師編制的《監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》等。
監(jiān)理單位編制的《監(jiān)理大綱》有以下兩個(gè)作用：一是使業(yè)主認(rèn)可監(jiān)理大綱中的監(jiān)理方案，從而承攬到監(jiān)理業(yè)務(wù)。二是為項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)今后開展監(jiān)理工作制定基本方案。
《監(jiān)理規(guī)劃》是監(jiān)理單位接受業(yè)主委托并簽訂委托監(jiān)理合同后，在項(xiàng)目總監(jiān)理工程師的主持下，根據(jù)委托監(jiān)理合同，在《監(jiān)理大綱》的基礎(chǔ)上，結(jié)合工程的實(shí)際情況，廣泛收集工程信息和資料的情況下制定的，經(jīng)監(jiān)理單位技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，用來指導(dǎo)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)全面開展監(jiān)理工作的指導(dǎo)性文件。它是我們項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織設(shè)計(jì)，好的規(guī)劃能夠提前使業(yè)主感受到放心和服務(wù)。
《監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》是在《監(jiān)理規(guī)劃》的基礎(chǔ)上，由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的專業(yè)監(jiān)理工程師針對(duì)某一專業(yè)或某一方面的監(jiān)理工作而編寫的，并經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)實(shí)施的操作性文件。《監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》的作用是指導(dǎo)本專業(yè)或本項(xiàng)目具體監(jiān)理工作的開展。
2、在項(xiàng)目實(shí)施過程中，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，建立健全監(jiān)理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)管理制度
監(jiān)理資料的形成貫穿于項(xiàng)目施工的全過程，工程項(xiàng)目的施工過程是繁雜而各具特色的，每個(gè)施工項(xiàng)目都各有特點(diǎn)、專業(yè)各異。因此，監(jiān)理資料管理工作中，監(jiān)理機(jī)構(gòu)要進(jìn)行明確的內(nèi)部分工，對(duì)每一個(gè)監(jiān)理工程師的工作要做到分工明確、責(zé)任范圍清楚。各專業(yè)監(jiān)理工程師要負(fù)責(zé)本專業(yè)的原材料驗(yàn)收、分項(xiàng)工程驗(yàn)收、有關(guān)監(jiān)理資料的收集、匯總和整理等工作，這樣，有利于監(jiān)理資料管理工作的及時(shí)與同步。同時(shí)，要建立項(xiàng)目監(jiān)理部?jī)?nèi)部責(zé)任制，對(duì)工程監(jiān)理資料的管理，堅(jiān)持做到“誰監(jiān)理、誰驗(yàn)收，誰負(fù)責(zé)”的原則。使監(jiān)理工作的范圍和監(jiān)理資料的責(zé)任更加明確。
為做好監(jiān)理資料管理工作，項(xiàng)目監(jiān)理部除了要建立內(nèi)部責(zé)任制外，還應(yīng)建立內(nèi)部工作管理制度，明確項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理工作程序、內(nèi)部會(huì)議制度等與日常監(jiān)理工作密切相關(guān)的監(jiān)理工作制度，以確保監(jiān)理資料的連續(xù)性和完整性。
3、做好監(jiān)理資料的管理工作，還要重視對(duì)施工資料的審核與管理
施工資料是施工全過程的真實(shí)記錄。它包含每道工序、檢驗(yàn)批、分部、分項(xiàng)工程的質(zhì)量合格文件。因此，監(jiān)理資料要做到及時(shí)與真實(shí)，必須重視對(duì)施工資料的監(jiān)理工作。施工資料是明確施工單位質(zhì)量責(zé)任的證據(jù)之一，施工單位有義務(wù)做好施工資料的管理工作。專業(yè)監(jiān)理工程師在對(duì)工程施工質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，要先審核相應(yīng)的施工資料后，再對(duì)工程實(shí)體的實(shí)際施工質(zhì)量進(jìn)行檢查。因此，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)要督促施工單位重視并做好施工資料的管理工作。在第一次工地例會(huì)上,總監(jiān)理工程師要強(qiáng)調(diào)施工資料的重要性，并交待清楚有關(guān)的施工報(bào)驗(yàn)程序和基本條件。在施工階段，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)要對(duì)施工資料的準(zhǔn)確性嚴(yán)格把關(guān)。在日常監(jiān)理工作中，要堅(jiān)持做到報(bào)驗(yàn)必須資料先行，各項(xiàng)施工資料必須真實(shí)、合格。
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