監理單位的信息管理
發布時間：2013-06-25 新聞來源：一覽監理英才網
監理資料包含文書、檔案、往來信息等原始的或電子的材料。監理文檔是監理工作信息的重要載體，也是監理項目部的工作成果之一，對監理單位和建設單位都有重大作用。
1.文檔管理是建設單位的需要首先，對文檔進行有效管理，是建設單位的要求。建設單位在將工程監理的任務委托給監理單位以后，并不是就純粹不管不問了，它還需要時時一關注工程的實施情況，而能夠使其對工程進展情況了解得比較清楚的媒介之一，就是監理的文檔。
其次，高效的文檔管理，也是監理單位自身的需要。一是，為了成功對工程進行監理，必須有一套嚴謹的文檔分類管理辦法，這樣，工程的詳細情況才可能被監理項目組準確掌握，.從而也為建設單位所準確掌握;二是，監理單位需要對監理人員的工作情況進行考核，以決定人員的報酬和職位進行獎懲升降，而這些最主要的依據，則是監理的文檔;三是，監理文檔本身就是監理工作經驗最好的總結，是監理工作最好的培訓資料，從培養人員的角度上來說，一套完善的文檔管理體制非常必要。
文檔管理工作應由監理項目部承當，應選配思想素質高、責任心強的監理人員進行檔案管理，負責做好以下各方面的檔案的收集、整理、立卷、保管工作。檔案的管理由監理人員負責，承建單位也必須保存與之相關的文檔副本。送檔的資料應做到格式規范、內容完備、條理清楚，手寫的應用碳素墨水工整書寫。所有資料必須分期、分區、分類(同行業信息、素材、樣盤、合同、協議等)管理，時刻保證資料與實際情況的統一;負責文檔管理人員必須遵守保密原則，確保各方技術信息不流失。作好監理日記及工程大事記;作好合同批復等各類往來文件的批復與存檔;作好項目協調會、技術專題會的會議紀要;管理好實施期間的各類技術文檔;提交竣工文檔清單，并且檢查文檔的合格性。
2.文檔管理過程應該注意事項 (1)文檔的格式應該統一。最好能夠結合監理單位自身的MIS C Management Information System，管理信息系統)系統和監理工程項目管理軟件來統一定義文檔格式，這樣做的好處是便于進行管理。
(2)文檔版本的管理。新的版本出來后，舊的版本應該進行相應的改變，同時徹底從管理庫中清除，以保持文檔版本的統一。
(3)關于文檔的存檔標準。文檔的存檔標準是指某一類型的文檔究竟應該保存多長時間，這個問題應該由監理單位根據國家檔案管理相關的要求，統一進行規定。
3.監理工程師在歸集監理資料時注意事項 (1)監理資料應及時整理、真實完整、分類有序;
(2)監理資料的管理應由總監理工程師負責，并指定專人具體實施;
(3)監理資料應在各階段監理工作結束后及時整理歸檔;
(4)監理檔案的編制及保存應按有關規定執行。
4.建立監理檔案的原則 監理資料歸集后，應該建立工程監理檔案進行管理，監理單位對建立監理檔案的原則如下:
(1)為了進一步提高建設監理工作水平，促進工程建設監理工作的程序化、規范化、科學化，為以后貫標工作做好基礎工作，監理單位應該要求各部門認真做好監理資料的管理工作;
(2)工程監理檔案應與工程形象進度同步建立，按類別及時整理歸檔，要求真實齊全、紙張統一，編有檢索目錄，便于查詢;
(3)全面推廣計算機輔助管理，實現監理信息處理的規范化，提高監理工作效率和管理水平。
監理單位嚴格要求信息系統工程人員和編制組完成文檔編制，并且在策略、標準、規程、資源分配和編制計劃方面給予支持。’
5.監理單位對文檔工作的責任 監理單位要認識到正式或非正式文檔都是重要的，還要認識到文檔工作必須包括文檔計劃、編寫、修改、形成、分發和維護等各個方面。
監理單位對文檔工作的支持。監理單位應為編寫文檔的人員提供指導和實際鼓勵，并使各種資源有效地用于文檔開發。
監理單位的主要職責:
(1)建立編制、登記、出版、分發系統文檔和軟件文檔的各種策略;
(2)把文檔計劃作為整個開發工作的一個組成部分;
(3)建立確定文檔質量、測試質量和評審質量的各種方法的規程;
(4)為文檔的各個方面確定和準備各種標準和指南;
(5)積極支持文檔工作以形成在開發工作中自覺編制文檔的團隊風氣;
(6)不斷檢查己建立起來的過程，以保證符合策略和各種規程并遵守有關標準和指南。
6.項目監理單位在項目開發前應決定的事項 (1)要求哪些類型的文檔;
(2)提供多少種文檔;
(3)文檔包含的內容;
(4)達到何種級別的質量水平;
(5)何時產生何種文檔;
(6)如何保存、維護文檔以及如何進行通信;
(7)如果一個軟件合同是有效的，應要求文檔滿足所接受的標準，并規定所提供的文檔類型、每種文檔的質量水平以及評審和通過的規程。
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